1. Leer literalmente la comunicación
Identifique el órgano, el expediente, el defecto apreciado, la documentación solicitada, el plazo, el canal y las consecuencias previstas. No se debe trabajar solo con un resumen verbal.
2. Determinar qué puede subsanarse
No todos los defectos admiten la misma respuesta. Debe distinguirse entre aclarar o acreditar una circunstancia existente y alterar el contenido sustantivo de la oferta. El análisis depende del procedimiento, el pliego y la comunicación recibida.
3. Preparar una respuesta trazable
Conviene vincular cada punto del requerimiento con un documento o explicación, usar nombres de archivo claros, revisar firmas y evitar información contradictoria.
4. Controlar el plazo real
Debe calcularse con arreglo a la comunicación y al régimen aplicable. Es recomendable establecer un cierre interno anterior para poder revisar y resolver incidencias de plataforma.
5. Presentar por el canal indicado
La respuesta debe remitirse en el medio y espacio señalados. Después se conservan justificante, fecha, hora, documentos enviados y versión final.
6. No improvisar documentación
Los documentos deben ser auténticos, coherentes y aptos para acreditar lo solicitado. Si falta una circunstancia esencial o existe una duda jurídica relevante, puede ser necesario asesoramiento especializado.