1. Identificar exactamente qué puede ofrecer la empresa
No basta con una descripción comercial amplia. Conviene concretar productos, servicios, capacidad geográfica, importes asumibles, medios propios y actividades que requieren colaboradores.
2. Disponer de firma y medios electrónicos
La presentación de ofertas se realiza con carácter general por medios electrónicos, con las excepciones previstas legalmente. La empresa debe comprobar certificados, equipos, navegadores, aplicaciones y personas autorizadas antes de que exista un plazo urgente.
3. Ordenar la documentación societaria y fiscal
Es útil mantener localizados escritura y poderes, NIF, certificados tributarios y de Seguridad Social, cuentas anuales, seguros, autorizaciones, fichas técnicas y otra documentación recurrente.
4. Conocer la solvencia disponible
La solvencia económica y técnica exigida varía en cada expediente. Deben identificarse facturación, principales servicios o suministros, certificados de buena ejecución, personal, medios y clasificaciones que puedan acreditarse.
5. Preparar una carpeta maestra
Una estructura documental con responsables, fecha de vigencia y versiones reduce errores. La carpeta no sustituye la lectura del pliego: sirve para responder con rapidez a lo que el expediente solicite.
6. Definir un proceso interno de decisión
Antes de presentar una oferta deben validarse precio, costes, capacidad, riesgos, compromisos y responsables. Una empresa preparada también sabe cuándo no debe licitar.